Hyvin valmisteltu on puoliksi rahoitettu - viisi vinkkiä hankesuunnitelman tekemiseen

Kuva: Pixabay

Tervehdys hankehallinnon puolelta! Olen Hanna Live-säätiöltä ja toimin Yhdessä yksikään ei putoa! -hankkeen projektipäällikkönä. Olen työskennellyt Livessä jo melko pitkään ja saanut toimia muutamissakin eri rooleissa, mutta hanketyö on ehdottomasti se mun juttu. Kokopäiväisesti kehittämistehtävissä ja hankemaailmassa olen häärinyt yli kymmenen vuoden ajan, ja edelleen opin joka viikko jotakin uutta.

Parhaimmillaan hankkeissa saadaan aikaan isojakin muutoksia. Usein muutokset ovat jotakin konkreettista tekemistä ja toimintaa, jota päästään hankkeen aikana kokeilemaan ja muotoilemaan jatkuvaksi toiminnaksi. Joskus taas kaikki muutokset eivät välttämättä näy heti, mutta jälkikäteen voidaan tunnistaa, että liikkeelle paneva voima oli teemaan liittyvä kehittämishanke.

Erilaisia hankerahoitushakuja aukeaa pitkin vuotta säännöllisesti tai epäsäännöllisesti. Kun haku on auki, siihen täytyy yleensä tarttua nopeasti. Juuri nyt kannattaa seurata esimerkiksi Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2017 EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelmaan liittyvää tiedotusta osoitteessa https://rakennerahastot.fi/ajankohtaista.

Olemassa oleva tarve ja siihen vastaava uudenlainen ratkaisuehdotus on tietenkin hyvä perusta, mutta se yksinään ei ihan vielä riitä. Tässä viisi vinkkiä siihen, mitä hankkeen hakuvaiheessa on hyvä huomioida rahoittajatahosta riippumatta. 

 

Kuva: Pixabay

1. Tutki tarkkaan, mitä rahoittaja aikoo tällä kertaa rahoittaa.

Hakuilmoitus kannattaa lukea tarkkaan, ja vielä toisen ja kolmannenkin kerran. Osallistu myös rahoittajan järjestämiin hakuinfoihin. Säästyt paljolta turhalta työltä, jos jo alkuvaiheessa huomaat, ettei oma ideasi nyt sovikaan tähän hakuun tai jotakin olennaista on pakko viilailla uusiksi ennen kuin suunnitelma istuu rahoittajan hakuehtoihin. Rahoittajan edustajille voi myös aina soitella tai lähettää sähköpostia, jos jokin mietityttää - heidänkin intressinsä on saada mahdollisimman hyviä hakemuksia!


2. Hanki kehittämiskavereita.

Kaikkea ei tarvitse osata itse, ei henkilönä eikä organisaationa. Etsi ideasi ympärille verkosto, jolla on sellaista osaamista, joka tuo jotakin lisäarvoa yhteiseen kehittämistyöhön. Tarvittavia osaajia voi löytyä omasta organisaatiosta sekä sen ulkopuolelta. Miettikää yhdessä, millainen on kunkin osapuolen rooli hankkeessa, ja kirjatkaa se selkeästi hankesuunnitelmaan. Verkostomaisissa hankkeissa erilaisten organisaatioiden välinen yhteistyö tuottaa parhaimmillaan ihan uudenlaisia lähestymiskulmia käsillä olevaan tarpeeseen ja uutta osaamista kaikille osapuolille.


3. Anna ideoiden lentää, mutta ole myös realisti.

Hankkeen suunnitteluvaihe on ihanaa: saa päästää villitkin ideat valloilleen ja pähkäillä porukalla, miten maailma pelastetaan! Ideoille on hyvä antaa reilusti tilaa, mutta pidä silti aina huolta siitä, että suunnitelma on oikeasti toteutettavissa aikataulun ja käytettävissä olevan budjetin puitteissa. Huomioi aikataulutuksessa esimerkiksi hankehenkilöstön rekrytointiin kuluva aika sekä loma-ajat. Hankkeen loppuvaiheeseen kannattaa myös varata riittävästi aikaa raportointia ja toiminnan juurruttamista varten.

 
4. Konkretia, konkretia ja konkretia!

Unohda kapulakielinen ja hähmäinen ihannetilojen kuvaelma ja tee suunnitelmasta oikeasti konkreettinen. Kerro mitä teet, miksi teet, milloin teet, kenen kanssa teet, mitä tekemisen tuloksena syntyy ja mitä suunnitelman toteutumiseen tarvitaan (= aikaa, rahaa, ihmisiä). Luetuta hankesuunnitelma jollakin sellaisella henkilöllä, joka ei tiedä siitä yhtään mitään: jos hän tajuaa, mistä siinä oikeasti on kyse, olet oikealla polulla.

 
5. Mieti tulevaisuutta hankkeen jälkeen.

Useimmissa kehittämishankkeissa kokeillaan uusia toimintatapoja, jotka sitten joko toimivat tai eivät toimi. Ota hyvien ja toimivien juttujen juurruttaminen tavoitteeksi jo hankkeen suunnitteluvaiheessa. Miten palapeli kootaan niin, että kokonaisuudesta jää elämään jotakin hienoa myös hankkeen päättymisen jälkeen? Kuka toimintaa toteuttaa, kun erillistä hankehenkilöstöä ei enää ole? Kuka tai ketkä tekevät päätöksen siitä, mitä jatketaan ja mitä ei? Mitä se maksaa ja miten se rahoitetaan? Miten visualisoin ja kuvaan toiminnan niin, että loppuvaiheessa on helppo hahmottaa, mitä oikeasti on tehty ja saatu aikaan?

Kuva: Pixabay

 

+ Bonusvinkki hankkeen aloitusvaiheeseen: Älä suunnittele liian kauan!

Kun hankehakemus on saanut myönteisen päätöksen, on aika aloittaa käytännön toteutus. Huolellinen suunnittelu on toki hyvä asia, mutta suunnitelman liiallinen hinkkaaminen saattaa johtaa siihen, että aloitus venyy kohtuuttoman pitkään. Jos erittäin perusteellisesti suunniteltu toteutustapa ei sitten käytännössä toimikaan, voi tulla liian kiire kokeilla toista toteutustapaa. Siispä reippaasti hommiin!